Eine Gemeinde, die ihre Formulare digitalisiert, vollzieht noch keine digitale Transformation. Sie digitalisiert einen bestehenden Prozess. Der Unterschied liegt in der Art und Weise, wie die Digitalisierung Entscheidungen, Budgetprioritäten und die Beziehung zu den Bürgern verändert. Das Programm „Digitale Transformation der Regionen“, das vom Staat getragen wird, bestätigt diesen Wandel: Es geht nicht mehr darum, Dienstleistungen online anzubieten, sondern die lokale Governance durch digitale Werkzeuge neu zu denken.
Digitale lokale Governance: Steuern, bevor man ausstattet
Haben Sie schon einmal gesehen, dass eine Kommune eine Software zur Verwaltung von Bürgeranfragen kauft und dann sechs Monate später feststellt, dass niemand sie nutzt? Das Problem liegt selten am Werkzeug. Es liegt an der fehlenden politischen Steuerung.
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Die ANCT und mehrere institutionelle Ressourcen betonen einen Punkt: Die Digitalisierung muss zu einer eigenständigen öffentlichen Politik werden. Das bedeutet, dass ein zuständiger gewählter Vertreter identifiziert wird, eine jährliche Budgetentscheidung getroffen wird und ein Fahrplan im Gemeinderat oder im Gemeindeverband beschlossen wird.
Ohne diese Struktur bleiben digitale Projekte isolierte Initiativen. Ein Dienst implementiert ein Online-Terminvergabesystem, ein anderer verwaltet die Anfragen weiterhin telefonisch. Die Daten zirkulieren nicht zwischen den Abteilungen. Die Mitarbeiter verlieren Zeit mit der erneuten Eingabe von Informationen, und die Bürger nehmen einen fragmentierten öffentlichen Dienst wahr. Nützliche Ressourcen zu diesen Themen werden regelmäßig auf collectivitenumerique.fr aktualisiert, insbesondere zu den Erfahrungen von Kommunen, die sich mit dieser Strukturierung beschäftigen.
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Konkret bedeutet die Steuerung der digitalen Transformation, drei Fragen vor dem Kauf einer Lösung zu klären:
- Welche lokalen öffentlichen Dienstleistungen verursachen die meisten Reibungen für die Nutzer und die Mitarbeiter (Wartezeiten, erneute Eingaben, Warteschlangen)?
- Welche Daten produziert die Gemeinde bereits, und welche könnten kombiniert werden, um die Entscheidungsfindung zu verbessern?
- Welches Niveau an digitalen Kompetenzen gibt es intern, und welche Unterstützung muss für die Mitarbeiter eingeplant werden?
Unterstützung der Mitarbeiter: Der Faktor, den digitale Projekte unterschätzen
Die digitale Transformation einer Gebietskörperschaft beruht auf den Mitarbeitern, die sie täglich nutzen. Ein Verwaltungstool, das von der Hälfte eines Dienstes angenommen wird, schafft mehr Probleme, als es löst: doppelte Eingaben, widersprüchliche Informationen, allgemeine Frustration.
Die Schulung der Mitarbeiter vor der Einführung eines Werkzeugs verändert radikal die Akzeptanzrate. Die Schulung beschränkt sich nicht auf einen halben Tag der Einarbeitung. Sie erfordert, dass erklärt wird, warum das Werkzeug existiert, welches Problem es löst und wie es die konkreten Aufgaben jedes Postens verändert.
Nehmen wir ein einfaches Beispiel. Eine interkommunale Gemeinschaft führt eine Plattform zur Verwaltung von Meldungen (Schlaglöcher, defekte Straßenbeleuchtung, wilde Ablagerungen) ein. Wenn die technischen Mitarbeiter vor Ort nicht in die Auswahl des Werkzeugs einbezogen und nicht in dessen mobiler Nutzung geschult wurden, werden sie weiterhin die Meldungen auf Papier notieren. Die Plattform bleibt leer, und die gewählten Vertreter werden schließen, dass „die Digitalisierung hier nicht funktioniert“.
Die Schulung an die Größe der Gemeinde anpassen
Für kleine Gemeinden und interkommunale Gemeinschaften betonen die aktuellen Ressourcen eine maßgeschneiderte Unterstützung, die dem Niveau der digitalen Reife angepasst ist. Eine Gemeinde mit einigen Tausend Einwohnern hat weder eine IT-Abteilung noch einen digitalen Referenten. Die Unterstützung erfolgt dann über gemeinsame Maßnahmen auf interkommunaler oder departementaler Ebene.
Der CNFPT bietet Schulungen zur digitalen Transformation der territorialen Mitarbeiter an. Das Gesetz REEN vom 15. November 2021 verpflichtet zudem die Kommunen mit mehr als 50.000 Einwohnern, einen verantwortungsvollen digitalen Fahrplan zu erstellen, was die Formalisierung der Kompetenzbedarfe notwendig macht.
Daten und digitale Dienstleistungen: Eine Grundlage schaffen, bevor man innoviert
Bevor eine Gemeinde über künstliche Intelligenz oder vernetzte Städte spricht, muss sie sicherstellen, dass ihre Daten nutzbar sind. Die Realität in vielen Gemeinden: Die Daten existieren, sind aber in Tabellen, inkompatiblen Fachsoftware und teilweise digitalisierten Papierarchiven verstreut.
Die Strukturierung der eigenen Daten ist die Voraussetzung für jedes ehrgeizige digitale Projekt. Dies beginnt mit einer einfachen Bestandsaufnahme: Welche Daten produziert jeder Dienst, in welchem Format und mit welcher Aktualisierungsfrequenz?
Die Öffnung der öffentlichen Daten (Open Data) stellt einen konkreten Hebel dar. Sie dient nicht nur der Transparenz. Sie zwingt die Dienste, ihre Daten zu standardisieren, die Dokumentation sicherzustellen und regelmäßige Aktualisierungen vorzunehmen. Eine Gemeinde, die ihre Haushaltsdaten oder ihre Nutzungsstatistiken von Sporteinrichtungen veröffentlicht, verbessert mechanisch die Qualität ihrer internen Informationen.
Souveränität der digitalen Werkzeuge in den Kommunen
Die jüngste Debatte über KI in den Kommunen hebt eine noch wenig behandelte Anforderung hervor: die Souveränität der Werkzeuge und die Nutzung souveräner Daten. Die Übertragung der Daten der Bürger an eine Plattform, die außerhalb der Europäischen Union gehostet wird, wirft rechtliche und ethische Fragen auf, die die gewählten Vertreter klären müssen.
Die Wahl eines Werkzeugs zur Verwaltung digitaler öffentlicher Dienstleistungen besteht nicht nur im Vergleich von Funktionen. Es muss überprüft werden, wo die Daten gespeichert sind, wer Zugriff hat und welche vertraglichen Garantien im Falle eines Anbieterwechsels bestehen. Ein Anbieter, der nicht erlaubt, seine Daten in einem offenen Format abzurufen, schafft eine nachhaltige technische Abhängigkeit.
Digitale Transformation der Gebietskörperschaften: Häufige Fehler vermeiden
Drei Fehler treten in der Mehrheit der lokalen digitalen Projekte auf, die scheitern oder stagnieren.
Der erste: Ein digitales Projekt zu starten, ohne ein konkretes Problem definiert zu haben, das gelöst werden soll. „Die Dienstleistungen modernisieren“ ist kein operatives Ziel. „Die Bearbeitungszeit von Bauanträgen verkürzen“ ist eines.
Der zweite: die für den Wandel erforderliche Zeit zu unterschätzen. Die technische Implementierung dauert einige Wochen. Die Aneignung durch die Mitarbeiter und die Nutzer dauert mehrere Monate, manchmal mehr als ein Jahr.
Der dritte: Alles gleichzeitig digitalisieren wollen. Die Kommunen, die Fortschritte machen, beginnen mit ein oder zwei Pilotdiensten, messen die Ergebnisse, passen an und erweitern dann. Dieser iterative Ansatz reduziert die finanziellen Risiken und ermöglicht es, von den Rückmeldungen vor Ort zu profitieren.
Die Digitalisierung einer Gemeinde hat kein Endziel. Die Werkzeuge entwickeln sich weiter, die Erwartungen der Bürger ändern sich, die regulatorischen Rahmenbedingungen werden strenger. Was die Regionen, die ihre digitale Transformation erfolgreich gestalten, unterscheidet, ist weniger das investierte Budget als die Fähigkeit, die Digitalisierung zu einem ständigen Governance-Thema zu machen, das politisch getragen und im Alltag der Mitarbeiter verankert ist.